tokoh kearsipan

Bagi para akademisi, mahasiswa, serta praktisi kearsipan tentu sudah terbiasa dengan konsep-konsep kearsipan, seperti nilai guna arsip, penilaian arsip maupun daur hidup arsip. Namun tahukah Anda siapa pencetus pertama konsep-konsep tersebut? Dialah Theodore R. Schellenberg. Schellenberg merupakan tokoh kearsipan modern abad XX dari Amerika yang gagasan-gagasannya sampai sekarang masih dijadikan rujukan utama bidang kearsipan. Dia merupakan tokoh yang mewarnai dinamika wacana kearsipan abad modern, khususnya setelah Perang Dunia (PD) II. Gagasannya yang terkenal adalah perlunya seorang arsiparis untuk menilai arsip (appraisal), suatu konsep baru yang belum pernah ada dalam dunia kearsipan sebelumnya. Oleh masyarakat arsip Amerika, Schellenberg dianggap sebagai "Bapak Teori Penilaian Arsip". Sebelum gagasan Schellenberg mengemuka di Amerika, wacana kearsipan yang mewarnai pada saat itu adalah teori kearsipan ala Eropa, dengan konsep terkenalnya respect des fonds. Selanjutnya, tokoh yang mengemuka sebelum Schellenberg adalah Sir Hilary Jenkinson, seorang arsiparis dari Inggris. Jenkinson terkenal dengan bukunya yang berjudul Manual of Archive Administration. Menurut Jenkinson, arsip merupakan bukti transaksi organisasi yang keberadaannya tidak boleh "diintervensi." Bagi Jenkinson, penilaian arsip, sebagaimana yang kelak diperkenalkan oleh Schellenberg, merupakan tindakan yang tidak diperbolehkan dalam kearsipan karena dianggap telah merusak "bukti" transaksi dan konteks penciptaan arsip itu sendiri. Kredo terkenal yang dikemukakan Jenkinson, adalah "sanctity of evidence". Dari sini, dapat disimpulkan bahwa Jenkinson lebih menitikberatkan pada pencipta arsip (administrator), atau kalau perkembangan terkini adalah records management dan tidak memberi tempat sedikitpun pihak di luar administrator untuk "intervensi" arsip.

Lain Jenkinson, lain juga Schellenberg. Gagasan Schellenberg lahir bersamaan dengan suasana PD II yang ditandai dengan "banjir arsip" dari berbagai medium. Oleh karena itu, "solusi terbaik" dalam menangani arsip adalah bagaimana arsip-arsip tersebut dikurangi. Tentu saja, pengurangan arsip berarti ada juga penyelamatan arsip. Arsip-arsip yang bernilai guna saja yang dipertahankan di dalam arsip. Schellenberg membagi nilai guna arsip menjadi nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer terkait dengan nilai guna yang masih diperlukan oleh unit pencipta (dalam mileu-nya Jenkinson berarti administrator), sementara nilai guna sekunder merupakan nilai guna di luar kebutuhan unit pencipta. Nilai guna sekunder ini dibagi lagi menjadi nilai guna kebuktian dan informasional. Dalam perjalanan berikutnya, ternyata Schellenberg dalam menggeluti kearsipan lebih condong pada nilai guna sekunder ini. Konsekuensi dalam dunia kearsipan di Amerika selanjutnya adalah, adanya pemisahan profesi yang sangat kuat antara records manager (pengelola arsip dinamis) dan archivist (pengelola arsip statis). Oleh beberapa kalangan, gagasan Schellenberg di satu sisi memberikan kontribusi besar dalam perkembangan penelitian para sejarawan karena begitu getolnya dia menjembatani antara arsip (khususnya arsip statis) dan riset (khususnya kesejarahan). Konon, ide-ide Schellenberg yang lebih condong pada archivist daripada records manager tersebut karena terpengaruh pada ilmu sejarah dan ilmu perpustakaan. Schellenberg sendiri bergelar Ph.D dalam bidang sejarah. Menurut Schellenberg, pelatihan mendasar yang paling baik yang harus dimiliki oleh seorang arsiparis adalah sejarah, setelah itu kepustakawanan.

Tulisan ini tidak bermaksud memaparkan secara global apa dan siapa Schellenberg, namun hanya mengajak kita melihat gagasan-gagasan dia lewat salah satu karyanya berupa bukunya yang berjudul:

Modern Archives: Principles and Techniques, Chicago: University of Chicago Press, 1956.

Buku ini merupakan buku yang sudah klasik, diterbitkan tahun 1956. Dalam bukunya, mula-mula Schellenberg mendeskripsikan perkembangan arsip nasional di Perancis (Archives Nationales pada tahun 1795), Inggris (Public Record Office tahun 1838), dan di Amerika Serikat (National Archives tahun1934). Keberadaan arsip nasional sangat diperlukan karena alasan-alasan efisiensi pemerintah, preservasi kultural, kepentingan personal, dan administrasi pemerintahan. Dia mengatakan bahwa arsip dinamis (records) untuk menjadi archives harus memenuhi dua syarat. Pertama, harus "diciptakan atau terakumulasi untuk memenuhi tujuan tertentu." Kedua, harus "disimpan karena alasan lainnya ." Dia juga setuju adanya alasan ketiga seperti yang dikemukakan Jenkinson, yakni "the possibility of proving an unblemished line of responsible custodians." Schellenberg menyebutkan juga perbedaan antara arsip dan perpustakaan. Pertama. keduanya berbeda dalam koleksinya/khasanahnya (holdings). Cara tiba koleksi arsip dan perpustakaan sangat berbeda. Perpustakaan dan arsip juga berbeda dalam metodenya. Kedua lembaga ini berbeda dalam menilai, menyeleksi, menata, dan mendeskripsikan materi-materinya. Akan tetapi, keduanya juga saling memberi manfaat. Seorang arsiparis harus bekerja sama dengan records manager atau officers. Arsiparis (di sini arsiparis yang saya maksud archivist, meskipun dalam konteks Indonesia merupakan gabungan records manager + archivist) selalu terkait dengan pekerjaan records manager karena dia akhirnya juga menerima, mendeskripsikan, dan menyediakan arsipnya yang berasal dari unit penciptanya. Arsiparis seharusnya selalu berdiskusi dengan records manager bagaimana menata arsipnya. Dua profesi ini memiliki peran yang berbeda terkait dengan nilai guna primer dan sekunder arsip-arsipnya. Records manager menentukan nilai guna primer sementara arsiparis menentukan nilai guna sekunder, meskipun sebenarnya arsiparis ini menerima estafet lebih dulu dari records manager.

Schellenberg banyak membahas tentang manajemen arsip dinamis. Bab ini banyak yang terkait dengan arsip dinamis pemerintah. Dia menekankan bahwa arsip dinamis itu jumlahnya selalu bertambah tiap tahunnya dan semakin kompleks. Jenis arsip dinamis yang paling sulit dikelola adalah arsip-arsip dinamis yang paling penting. Arsip-arsip dinamis yang berkenaan dengan asal-ususl, kebijakan, dan prosedur harus mendapatkan perhatian khusus. Setiap instansi pemerintah seharusnya menyediakan seorang staf yang berkaitan dengan tata arsip dinamis yang akan bekerja sama dengan seorang arsiparis untuk menentukan arsip-arsip dinamis yang mengandung nilai guna berkelanjutan. Arsip-arsip dinamis akan selalu mengalami fase-fase tertentu, fase aktif ketika di unit pencipta, inaktif/non-aktif ketika di pusat arsip (dinamis) / unit kearsipan, sampai akhirnya ke arsip statis (archives).

Pada bahasan arsip statis, Schellenberg mengulas pada bab khusus. Dia mengulas tentang kondisi manajemen arsip statis yang mengalami berbagai kesulitan, khususnya berkenaan dengan identifikasi arsip modern yang terdiri dari berbagai format. Schellenberg mendeskripsikan manajemen arsip statis yang dilakukan oleh NARA, yang di dalamnya memisahkan kegiatan-kegiatan terkait dengan manajemen arsip statis ke dalam empat bagian: kegiatan disposisi, kegiatan preservasi dan penataan, kegiatan deskripsi dan publikasi, serta kegiatan jasa rujukan. Pekerjaan di dalam arsip sebaiknya didasarkan pada materi subjek. Para arsiparis harus mengerti prinsip-prinsip kearsipan, namun juga sebaiknya memiliki latar belakang ilmu lainnya sebaga nilai tambah yang dapat mendukung kearsipan. Di sana harus ada rencana yang holistik terhadap pengorganisasian kearsipan untuk menjamin bahwa pengelolaan khasanahnya berjalan dengan baik.

Dalam hal penilaian arsip, Schellenberg dalam hal ini berbicara tentang kondisi Amerika, dia menjelaskan cara menentukan nilai guna sekunder arsip. Nilai guna kebuktian mengacu pada bukti akan fungsi dokumen pemerintah yang menghasilkan arsip dinamisnya. Ada tiga pengujian untuk menentukan nilai guna kebuktian: struktur organisasi, fungsi yang dijalankan oleh instansi, serta aktivitas/kegiatan yang dilakukan oleh instansi tersebut. Arsip dinamis yang paling penting biasanya berasal dari pucuk hierarkhi instansi. Ada empat jenis arsip dinamis yang seharusnya dianalisis nilai guna kebuktiannya, yaitu: arsip-arsip dinamis menyangkut kebijakan, arsip dinamis operasional, arsip dinamis rumah tangga, serta publikasi. Sementara itu, nilai guna informasional mengacu pada arsip-arsip dinamis yang berisi informasi mengenai orang/persona, korporasi/organisasi, kejadian/kegiatan, dan masalah. Ketika menilai arsip untuk menentukan nilai guna informasional, arsiparis tidak selalu terikat dengan prinsip asal-usulnya (principle of provenance). Pada dasarnya, penilaian arsip berarti arsiparis harus mempertimbangkan kebutuhan para periset, arsip-arsip apa saja yang sekiranya berguna bagi mereka. Schellenberg berpendapat bahwa para arsiparis harus dididik dengan ilmu sejarah. Ketika para arsiparis menemukan jenis informasi tertentu dalam suatu arsip yang dianggap lain daripada yang lain, mereka harus berkonsultasi dengan ilmuwan yang membidanginya.

Schellenberg juga sedikit menyinggung tentang preservasi. Dia menunjukkan adanya dua macam ancaman terhadap arsip dinamis, baik ancaman internal maupun eksternal (lingkungan). Dia mengatakan bahwa fasilitas-fasilitas yang baik./mendukung sangatlah diperlukan oleh arsip dalam mengeliminasi ancaman eksternal. Arsip juga seringkali mudah terkena ancaman berupa materi intrinsik di dalamnya. Dia mengingatkan bahwa pada saat penulisannya, laminasi arsip merupakan cara preservasi arsip kertas yang disarankan.

Dalam hal penataan, bab ini sangat membantu, khususnya karena dia menceritakan sejarah dan istilah-istilah penataan arsip yang mendasar, seperti fonds, respect des fonds, provenans, dan aturan asli. Dia mengatakan bahwa prinsip-prinsip penataan arsip statis tersebut sangat berbeda dengan prinsip-prinsip tata arsip dinamis (recordkeeping), khususnya karena para arsiparis menata arsip-arsip dinamis dari berbagai unit pencipta. Dia menceritakan sejarah penataan arsip mula-mula dengan menunjuk Eropa. Arsip Nasional Perancis (Archives Nationales), mula-mula menata arsipnya berdasarkan subjek (seperti perpustakaan) yang dikembangkan oleh Camus dan Daunou. Namun, pada tahun 1839, Guizot menyarankan untuk beralih pada prinsip yang seharusnya, yakni dikelompokkan dalam fonds menurut unit/lembaga penciptanya. Pada tahun 1841, istilah respect des fonds mula-mula muncul dalam sebuah edaran yang dikeluarkan oleh Menteri Dalam Negeri,Count Duchatel. Akan tetapi,dalam fonds itu sendiri,Perancis masih menata arsip-arsipnya berdasarkan subjek. Prussia(oleh Heinrich von Sybel, 1881) menyebarkan konsep ini dengan mengembangkan gagasan tentang asal-ususl (provenance), dengan menyatakan bahwa arsip harus dikelompokkan berdasarkan unit administratifnya dan mempertahankan penataannya seperti pada saat arsip tersebut di unit pencipta. Belanda mengembangkan gagasan-gagasan ini dan menyatakan bahwa arsip harus ditata berdasarkan aturan aslinya (original order). Dan akhirnya, arsiparis dari Inggris, khususnya Jenkinson, menyatakan bahwa arsiparis harusnya tidak pernah merusak aturan asli, sekalipun terhadap item-item terkecil dari arsip tersebut.

Di Amerika, para arsiparis di Arsip Nasional mengalami berbagai problem. Pertama, mereka harus menentukan apa yang disebut records group karena istilah ini sangat berbeda dengan yang dimaksud di Eropa. Kedua, mereka harus menentukan bagaimana membagi-bagi arsip dari berbagai lembaga dalam departemen NARA. Ketiga, mereka harus memutuskan bagaimana menata records groups. Terakhir, mereka harus memutuskan bagaimana menata arsip di dalam record groups. Schellenberg menyimpulkan permasalahan di atas dengan saran-saran berikut: (1) arsip harus disimpan terpisah menurut instansinya, (2) khasanah arsip harus dibagi ke dalam unit atau grup, (3) arsip harus dipertahankan aturan aslinya seperti dalam keadaan di unit penciptanya, dan (4) arsip yang sedang digunakan untuk tujuan informasional harus ditata sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi kebutuhan para peneliti.

Dalam hal deskripsi, Schellenberg mengemukakan ada empat unsur utama yang harus diperhatikan: authorship, jenis fisik, judul unit, dan struktur fisik unitnya. Di Amerika pada saat itu, jenis arsip yang ada sebagian besar sudah modern, baik dalam hal bentuk maupun isinya. Sangatlah sedikit arsip-arsip peninggalan anad XIX. Di Arsip Nasional sendiri, para arsiparis membagi arsipnya kurang lebih 300 record groups dan menggunakan dua skema pendeskripsian arsip yang berbeda. Skema asal-usul merupakan skema yang banyak dipilih. Di sini, para arsiparis mendeskripsikan seri arsip (record groups) menurut hierarkhi dan fungsi administratif. Para arsiparis menyusun alat bantu temu kembali (finding aid). Arsip Nasional Amerika juga menggunakan principle of pertinence (berdasarkan subjek), namun secara hati-hati. Kadang-kadang, arsiparis membuat daftar rujukan maupun daftar lengkap tentang topik-topik khusus. Yang jelas, metode ini tidak dapat diterapkan ke dalam semua tempat simpan (repository).

Sebelum membahas jasa rujukan, Schellenberg lebih dulu membahas tentang publikasi. Tampaknya dia concern dengan kebijakan akses dan penggunaan arsip. Dia berpendapat bahwa para arsiparis harus mampu mengendalikan kebukaan arsip bagi kemaslahatan publik dalam artian bahwa berbagai tipe arsip, seperti arsip-arsip mengenai kemanan negara, hubungan luar negeri, informasi bisnis yang sangat rahasia, atau informasi personal, harusnya dibatasi atau dilarang pengaksesannya. Schellenberg juga mencatat beberapa point berkenaan dengan penggunaan arsip. Pertama, semua user harus dianggap sama, tidak boleh membeda-bedakan. Kedua, dalam hal memenuhi kebutuhan user, utamakan dulu kepentingannya, tanpa melihat status user tersebut. Akan tetapi, arsiparis harus melakukan identifikasi terhadap user dalam hal-hal yang tidak diinginkan.